Internationale ERP-Software – Erfolgreich auswählen, einführen und betreiben

Für international tätige Unternehmen sind integrierte ERP-Systeme, die Daten für die Unternehmens­steuerung liefern, nicht Kür, sondern Pflicht. Auswahl, Einführung und Betrieb gelten als komplexe Aufgaben, die viele Fallstricke bergen. Die ganzheitliche Betrachtung von Prozessen und IT-Landschaft ermöglicht es, Komplexität zu beherrschen und ERP-Software erfolgreich einzuführen.

 
Hauptgründe für die Auswahl von ERP-Systemen sind neue Anforderungen (E-Commerce, Inter­nationalisierung, Multi-Channel-Retail) und Ersatzinvestitionen für ERP-Lösungen, die aus der Wartung laufen.
 
Eine ERP-Lösung betrifft fast alle Führungskräfte des Unternehmens und den Großteil der Mitarbeiter. Die Interessen zur Auswahl der ERP-Lösung unterscheiden sich bei verschiedenen Stakeholdern oft erheblich. Vor Beginn der Auswahl und der Einführung ist eine klare und abgestimmte Zielsetzung erforderlich, um effizient das ERP-System einsetzen zu können. Im internationalen Umfeld ergeben sich auch während der Projektlaufzeit neue Anforderungen, die geplant sowohl in den Projektablauf als auch in die organisatorischen Abläufe integriert werden.
 
Die Lösung muss zudem über nicht-funktionale Eigenschaften verfügen, um den Anforderungen international tätiger Unternehmen gerecht zu werden:

• UNICODE-Fähigkeit für asiatische und arabische Zeichensätze;
• Mehrsprachigkeit und leichte Übersetzbarkeit der Anwendung und der Stammdaten;
• Mehrwährungsfähigkeit;
• Verwaltung von Zeitzonen (Terminermittlung bei Workflows).

 
Hinzu kommen funktionale Anforderungen wie:

• Konzerninterne Prozesse, die den Einkauf/Verkauf unter Gesellschaften abbilden und automatisieren;
• Lokalisierung von Besonderheiten bei Rechnungsstellung, Buchung, Bewertung und Berichtswesen entsprechend der Gesetzgebung in den verschiedenen Ländern;
• Multisite-Funktion zur Verwaltung von Parametern und Stammdaten über Instanzen/Organisationen hinweg.
 

Die führenden Anbieter von ERP-Software SAP, Microsoft und Oracle erfüllen diese Kriterien. Hauptrisiken für die Einführung sind veränderte Anforderungen, die aus nicht standardisierten Prozessen resultieren, sowie unzureichende Projektplanung / -steuerung.
 

Prozesse optimieren und standardisieren

Bei der Optimierung von Prozessen gilt es, Abläufe möglichst einfach und prozesssicher zu gestalten. Im Fokus steht die Wertschöpfung – also Prozesse, die dem Kunden einen klaren Nutzen bringen, für den er zu zahlen bereit ist.
 
Ziele lassen sich klar vorgeben und messen: Qualität, Kosten und Liefertreue. Insbesondere im Bereich der Dienstleistung und Administration wird „First time right” – das fehlerfreie Bearbeiten der Aufträge in der vom Kunden erwarteten Zeit – in den Vordergrund gestellt.
 
3 Thesen bilden die Basis für die Vision vom schlanken Unternehmen:

• Ein verschwendungsfreies Unternehmen ist die Basis für profitables Wachstum;
• Verschwendung reduzieren, Qualität steigern, Lieferzeit verkürzen und Kosten senken sind die vorrangigen Ziele;
• Konzepte des Lean Managements lassen sich auf alle Prozesse und Funktionen im Unternehmen sowie alle Industrien und Branchen übertragen.
 

Erfolgsfaktor Projektmanagement

Neben der Prozessoptimierung und -standardisierung kommt dem Projektmanagement eine zentrale Bedeutung zu:

• Realistische Planung von Terminen, die auf sachlichen Fakten basiert (keine politischen Termine);
• Sicherstellung der Mitwirkung der Fachabteilungen (Vermeidung von Parallelprojekten);
• Die Analyse und Konzeption des ERP-Projekts muss sorgfältig erfolgen; Prozesstests und Anwenderschulungen sind weitere Meilensteine für die ERP-Einführung;
• Das Projektmanagement muss in seiner Professionalität der Komplexität einer internationalen ERP-Implementierung gerecht werden. Neben den üblichen Grundsätzen des Projektmanagements gilt hier ein besonderes Augenmerk den betroffenen Menschen, unterschiedlichen Kulturen, dem Projektmarketing und der Projektkommunikation.